Chega de perder tempo e dinheiro em seus eventos

Trabalhei com eventos corporativos por mais de dez anos, em eventos dos mais diversos portes e especificidades, por isso, entendo bem como tudo precisa acontecer de forma muito dinâmica e muito bem orquestrada, afinal eventos possuem datas para acontecer e não temos como alterá-las ou voltar no tempo para mudar as decisões já tomadas.

Eu entendo que as chances de errar são mínimas, a pressão é muito grande e, sendo assim, organização e planejamento são fundamentais.

Ao longo da faculdade de Direito, e agora como advogada, passei a olhar para os eventos também a partir da ótica jurídica e percebi que certos conhecimentos jurídicos são fundamentais para redução de chances de falhas e, consequentemente, perda de tempo e de dinheiro.

Precisamos falar sobre contratos!

A realização de contratos é fundamental para qualquer tipo de negócio entre particulares, porém muitas pessoas acreditam que é “só” pegar um modelo na internet, mudar os dados principais e está pronto.

Além disso, muitas pessoas acreditam que os contratos são necessários apenas para assegurar questões relacionadas ao departamento financeiro para pagamentos, prazos e emissão de notas fiscais.

Não estou dizendo que as questões relacionadas ao departamento financeiro são irrelevantes, muito pelo contrário, porém precisamos olhar um pouco além disso.

Explicando de forma muito ampla, o contrato é o instrumento através do qual as partes indicam as suas vontades em relação a uma determinada situação. Apesar da necessidade de respeitar sempre os ditames legais, os contratos possuem muito poder, tanto que é comum dizer que o contrato faz lei entre as partes.

Dessa forma um modelo encontrado na internet dificilmente será totalmente adequado às necessidades da relação que se pretende estabelecer, visto que cada uma dessas relações possui especificidades que precisam ser observadas.

Existe uma cláusula contratual que, do meu ponto de vista, é essencial para a maioria dos contratos realizados por profissionais do setor de eventos, a cláusula de irrevogabilidade e de irretratabilidade.

Apesar de tratar de duas questões distintas, estas geralmente são apresentadas juntas, em uma única cláusula nos contratos e servem para reforçar a necessidade do contrato ser cumprido exatamente conforme os termos acordados.

Isso significa que, por exemplo, a entrega precisa ser realizada no dia e horário previsto, da forma prevista e com todas as especificações estabelecidas.

Essa cláusula geralmente é usada de forma estratégica, principalmente quando o cumprimento da obrigação envolve outras ações como, por exemplo, manuseio, transporte, etc, ou seja, o cumprimento de outros contratos firmados.

É fundamental sinalizar para os fornecedores a relevância de cumprimento das especificações do seu pedido, visto que eles lidam com muitos clientes e precisam estar expressamente cientes das suas necessidades, caso contrário podem tratar a sua demanda como a de outros clientes que possuem mais flexibilidade.

O fornecedor, por sua vez, ao ter ciência das necessidades específicas, poderá dizer se há algum custo extra, por exemplo.

Talvez você possa estar pensando… “mas nós falamos por telefone ou por e-mail em qual data e horário deve ser entregue e também outros detalhes”.

Sim, isso é falado, porém o fornecedor está ciente que o não cumprimento de alguns pontos que você sinalizou pode gerar prejuízo e que alguém terá que arcar com isso? Essa informação foi devidamente documentada para que não houvesse dúvida? Além disso, qual o nível de segurança jurídica dessa comunicação?

Esse pode ser o ralo por onde está escapando valores importantes do faturamento da empresa e também gerando um grande desgaste dos colaboradores.

Para que fique mais claro o que estou explicando, tenho um exemplo prático.

É comum a distribuição de brindes em eventos, então vamos imaginar a contratação de cinco mil sacolas personalizadas para a entrega de diversos brindes na edição deste ano em um determinado evento, que acontecerá em um único dia entre 9h e 20h.

Foi solicitada a entrega das sacolas um dia antes do evento, às 9h, para a realização de manuseio, visto que dentro das sacolas terão materiais informativos, amostras, etc.

Para o manuseio foi contratada equipe especializada e, além disso, no final da tarde os brindes prontos serão transportados para o local do evento, juntamente com os materiais para montagem do credenciamento.

O que você faria nas seguintes situações?

Situação 1: O fornecedor não entrega as sacolas às 9h e sim às 13h.

• Quanto custa as horas que a equipe de manuseio ficou parada? E as horas/taxas extras a serem pagas, visto que precisarão trabalhar além do horário acordado inicialmente?

• Quanto custa um transporte extra para levar apenas os brindes para o local do evento, visto que não dará tempo de aproveitar o mesmo transporte que levará os materiais do credenciamento?

• Quanto custa todos os outros transtornos gerados por esse atraso?

Situação 2: O fornecedor entrega as sacolas às 9h, porém no dia do evento.

• Quanto custa as horas que a equipe de manuseio ficou parada no dia anterior?

• Qual foi o custo total de comprar sacolas de última hora ou qualquer outra solução que foi necessária para viabilizar a entrega dos brindes?

• Quanto custa todos os outros transtornos gerados por esse atraso?

Situação 3: O fornecedor entrega as sacolas, porém um dia após o evento.

Eu imagino que a situação três fez o seu coração acelerar um pouco, porém também precisamos analisar todos os prejuízos que ocorreram por causa desse atraso.

Independente da situação, além de refletir sobre quem arcará com os custos extras, precisamos pensar em formas de minimizar esse tipo de risco.

Você já fez os cálculos de quanto tempo, dinheiro e energia já perdeu com atrasos nas entregas e também com o não cumprimento do que foi acordado?

Lembre-se, o fornecedor contratado pode estar acostumado a atender demandas de empresas de outros ramos, que geralmente possuem estoques de sacolas para entrega de seus produtos e não há prejuízo se a entrega for feita um dia depois, por exemplo.

É, também, por isso, que um contrato com cláusula de irrevogabilidade e de irretratabilidade se torna uma ferramenta fundamental para deixar evidente a importância do cumprimento conforme solicitado e também de responsabilidade em caso de não cumprimento.

Sugiro algumas reflexões nesse momento:

A equipe de eventos da sua empresa está preparada e possui autonomia para esse tipo de cuidado? Conforme já expliquei, a preocupação deve ir além dos trâmites relacionados ao departamento financeiro para pagamentos, prazos e emissão de notas fiscais.

Se for necessário realizar uma cobrança extrajudicial ou até judicial por perdas e danos causados, como é feita a elaboração dos documentos necessários para comprovar o que foi acordado?

Como é feito o controle desse tipo de perda na empresa? Considerando que tempo também é dinheiro, quanto vocês já perderam com esse tipo de situação?

Todos os colaboradores precisam ter conhecimentos básicos em relação aos tipos de contratos inerentes às atividades da empresa e também saber o momento de utilizar esses contratos.

O investimento em treinamentos e suporte jurídico é fundamental para a saúde financeira de qualquer empresa. Entender esses pontos não é mera burocratização do trabalho e sim, entender melhor as ferramentas disponíveis para minimizar riscos e garantir segurança jurídica.

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Até breve!

Natália Graciano

Advogados, busquem sempre parceria com profissionais que possam ampliar ainda mais as suas possibilidades de atuação.

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