O WhatsApp e a sua empresa: cuidados essenciais para garantir segurança jurídica

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O WhatsApp e outros aplicativos de conversa são, sem dúvida, as ferramentas de comunicação mais ágeis e acessíveis da atualidade. É comum o uso para fechar negócios, acertar detalhes com fornecedores, dar prazos a clientes e gerenciar sua equipe. Contudo, essa praticidade esconde um risco jurídico significativo: a informalidade excessiva.

Em um processo judicial, sua conversa no WhatsApp pode se tornar prova. Mas será que ela é uma prova forte o suficiente? Este conteúdo visa orientar profissionais de diversas áreas sobre como usar o aplicativo a favor da sua segurança legal.

1. Transforme conversa em contrato: a importância da formalização

No mundo dos negócios, um "combinado" deve ser mais do que apenas uma conversa, pois  acordos verbais são difíceis de provar. O WhatsApp, quando usada a forma escrita, já é melhor que o telefone, mas ainda é um canal de baixo nível de formalidade.

Os aplicativos de conversa são excelentes para iniciar ou detalhar um assunto, mas nunca devem ser o documento final de um acordo importante.

Validação por escrito: Após negociar um preço, prazo ou condição crucial com um cliente ou fornecedor pelo WhatsApp, finalize a tratativa enviando um resumo por um canal formal. Pode ser algo simples, como o exemplo a seguir:

"Prezado(a) [Nome],

Conforme combinamos agora pelo WhatsApp, confirmamos os seguintes pontos da prestação de serviços/fornecimento:

Serviço/produto a ser entregue: [Detalhe]. 

Prazo de entrega: [Data/Detalhe].

Valor total: R$ [Valor].

Condição de pagamento: [Detalhe].

Prazo para confirmação: [Data/Detalhe].

Por favor, confirme o recebimento e o aceite desta formalização para darmos seguimento."

Encaminhe para o e-mail: Sempre que possível, após a negociação inicial no aplicativo, envie a proposta formal ou o contrato por e-mail ou utilize um sistema de gestão. A mensagem do WhatsApp serve como indício, mas o e-mail formalmente aceito ou o contrato assinado é a prova cabal.

2. Atenção à segurança e à confidencialidade (LGPD)

Sua empresa lida com dados de clientes, parceiros e fornecedores. O uso do WhatsApp para troca de dados pessoais ou estratégicos exige cautela para evitar vazamentos e conflitos com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Separe o pessoal do profissional: Utilize o WhatsApp Business e um número exclusivo para o trabalho. Isso não apenas profissionaliza a comunicação, mas também garante que dados sigilosos não se misturem com a sua vida pessoal.

Evite o excesso de dados pessoais: Não utilize o WhatsApp para solicitar ou enviar documentos que contenham grande volume de dados sensíveis (números de documentos, dados bancários, informações de saúde, etc.). Prefira plataformas seguras, criptografadas e dedicadas.

Padronize a linguagem: A pressa do aplicativo não justifica a falta de uma comunicação clara e eficiente que minimize as chances de divergências de entendimentos.

3. O perigo do áudio: a prova mais frágil

Este é o ponto que exige maior atenção do profissional, os áudios. Embora sejam rápidos e convenientes, eles são o meio mais perigoso para formalizar questões críticas.

O risco da ambiguidade e da contestação judicial: Áudios são carregados de emoção, entonação e pausas que, na hora da transcrição para um processo, podem gerar interpretações totalmente divergentes.

"Eu acho que sim" vs. "Sim, aceito": No texto, o aceite é claro. No áudio, o tom de voz e o contexto podem fazer com que "Eu acho que sim" seja interpretado como hesitação, e não como um aceite definitivo.

Dificuldade de provar a integridade: Embora a Justiça aceite áudios como prova, eles são facilmente contestáveis. A parte contrária pode alegar que o áudio foi cortado, editado, ou que está fora de contexto. Provar a autenticidade de um áudio é muito mais difícil do que provar a de um e-mail ou de um contrato.

Quantidade de áudios: Além da fragilidade desse tipo de prova, a quantidade de áudios pode se tornar um grande problema, pois em um judiciário com um elevado número de processos em andamento, dificilmente um juiz vai ouvir uma quantidade elevada de áudios para avaliar a entonação de voz das pessoas em todas as conversas. Em complemento, a quantidade de horas necessárias para que um advogado avalie centenas de áudios, mesmo com o uso de ferramentas de tecnologia e de inteligência artificial para fazer uma triagem inicial dos conteúdos, pode tornar os custos de uma demanda bem mais elevados.

Custo e tempo: Para que um áudio tenha peso inquestionável, é necessário registrar seu conteúdo e metadados por meio de uma Ata Notarial (feita em cartório), outra possibilidade é o uso de uma plataforma especializada em coleta de provas digitais, porém essa não é uma via inquestionável e pode ser rechaçada por alguns juízes. Este procedimento é custoso e inviável para a maioria dos negócios.

Nunca utilize áudios para formalizar aceites de proposta, definição de prazos cruciais, valores ou qualquer condição que, se descumprida, possa gerar um conflito legal.

Use o áudio para um rápido "olá", mas transfira a informação relevante imediatamente para o texto.

Ao adotar essas práticas, você garante que sua ferramenta de comunicação mais ágil se torne também uma aliada da sua segurança jurídica, protegendo seus negócios contra os riscos da informalidade.

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Até breve!

Natália Graciano

Advogada, mediadora e conciliadora de conflitos, turismóloga e especialista em marketing

Advogados, busquem sempre parceria com profissionais que possam ampliar ainda mais as suas possibilidades de atuação.